Was du gegen den Personalmangel in der Eisdiele tun kannst (Update)

Der Personalmangel ist in aller Munde. “Ich verstehe das nicht - wo sind nur die Leute alle hin?”. Diesen oder einen ähnlichen Satz hört man fast täglich.

Quer über alle Branchen fehlt qualifiziertes Personal. Die Gastronomie im Allgemeinen und die Eisdiele im Speziellen tut sich sehr schwer, überhaupt ausreichend Personal zu finden - egal ob in der Produktion als Eismacher, als festangestellte Bedienung oder als Aushilfe. Von gut ausgebildeten, zuverlässigen und treuen Mitarbeitern ganz zu schweigen. Und wenn man doch Personal findet, wird es "dank" Mindestlohnerhöhungen und der allgegenwärtigen Lohn-Preis-Spirale auch noch teuer.

Man kann also guten Gewissens sagen: Personalmangel ist der Megatrend Nummer 1 auf dem deutschen Eis-Markt.

Warum das so ist, ist eine auch unter Experten heiß und kontrovers diskutierte Frage. Wir können den allgemeinen Personalmangel leider auch nicht für Euch lösen - den Geheimtipp, woher man qualifiziertes Personal bekommt, haben wir auch nicht. Aber trotzdem können und wollen wir Euch helfen, mit der Situation umzugehen.

Wir wollen die Frage beantworten: Was kann der Betreiber einer Eisdiele oder eines Eiscafés tun, um auch mit weniger Personal sein Lokal erfolgreich, wirtschaftlich und so stressfrei wie möglich zu betreiben? Wenn Ihr Euch die Antworten interessieren, lest einfach weiter.

Tipp 1: Eiskiosk mit reinem To-Go-Verkauf

Es ist natürlich der offensichtliche Ansatzpunkt. Trotzdem oder gerade deswegen erwähnen wir es als Erstes.

Der einfachste Weg, um mit möglichst wenig Personal arbeiten zu können, ist, die Eisdiele oder das Eiscafé als reinen Kiosk, also nur mit Straßenverkauf oder To-Go-Verkauf, zu betreiben.

Der reine Kioskbetrieb hat weitere Vorteile: Zum einen wird nur eine relativ kleine Ladenfläche benötigt und betrieben - das senkt die Mietkosten erheblich, und die nötige Investition in die Ladeneinrichtung ist geringer, als bei einem klassischen Eiscafé mit Bestuhlung und großer Theke. Außerdem ist durch die geringere Ladenfläche oft ein kleiner Kiosk in einer Top-Lage erschwinglich, in der ein großes Café-Objekt komplett außerhalb des eigenen Budgets wäre. Zudem greift beim reinen Außer-Haus-Verkauf dauerhaft der verringerte Mehrwertsteuersatz von 7%.

Klar ist aber auch: Auf diese Idee kommen aktuell viele bestehende und zukünftige Eisdielen-Betreiber - was wiederum dazu führt, dass der Wettbewerb um attraktive, kleine Läden immer mehr zunimmt, während man größere Objekte oft vergleichsweise preiswert bekommt. Und wenn man natürlich bereits stolzer Besitzer eines klassischen Eiscafés ist, dann hilft einem dieser Tipp natürlich auch nicht weiter.

Tipp 2: Umstellen auf Selbstbedienung

Was man aber auch im klassischen Eiscafé umsetzen kann, ist, statt der üblichen Bedienung am Tisch auf Selbstbedienung zu setzen bzw. umzustellen. Konkret heißt das, dass kein Kellner mehr am Tisch die Bestellung aufnimmt, sondern die Kunden bestellen selbst direkt an der Theke und holen ihre Bestellung auch selbst dort ab. Entweder warten sie direkt an der Theke, oder man nutzt einen sogenannten Pager - ein kleines, tragbares Gerät, das dem Gast mittels optischen und/ oder akustischen Signalen mitteilt, wann er seine Bestellung abholen kann.

Das Abräumen der Tische übernimmt entweder ein Mitarbeiter, oder der Kunde stellt, wenn er fertig ist, seine Tabletts gleich direkt selbst in eine Abräumstation.

Oder man geht gleich noch einen Schritt weiter, und setzt zum Ausliefern und Abräumen Serviceroboter ein - siehe dazu unseren nächsten Tipp.

Ja, es stimmt: Nicht alle Kunden sind begeistert von der Selbstbedienungs-Gastronomie - aber sie gewöhnen sich immer mehr daran, schon alleine, weil ihnen gar nichts anderes übrig bleibt.

Rein wirtschaftlich betrachtet kann der Gastronom ein paar Prozent Umsatzeinbußen durch die Selbstbedienung oft locker verkraften, weil die wegfallenden Personalkosten dies meistens mehr als ausgleichen.

In bestehenden Lokalen ist es oftmals nötig, die Theke umzugestalten oder gar umzubauen, um einen reibungslosen Selbstbedienungs Betrieb zu gewährleisten. Unsere Einrichtungsexperten stehen dir dazu gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Tipp 3: Einsatz von Service-Robotern

Sicherlich hast du auch schon irgendwo mal einen Service-Roboter herumflitzen sehen - und vermutlich hast du dich auch schon mal gefragt, ob das auch für dich ein Thema sein könnte. Die Antwort darauf ist ganz klar: Das kommt auf dein Geschäft an.

Serviceroboter können heute vielfältige einfache Serviceaufgaben übernehmen: Sie können z.B. Speisen, Getränke oder Eisbecher ausliefern oder schmutziges Geschirr abräumen. Außerdem bieten sie einige Vorteile im Vergleich zu "menschlichem" Personal: Sind brauchen keinen Urlaub und sind nie krank, arbeiten am Wochenende und auch gerne mal mehr als 8 Stunden am Tag, sind deutlich günstiger pro Stunde und fordern keine Gehaltserhöhungen. Geschickt geplant, machen sie das menschliche Personal auch zufriedener, denn sie nehmen unangenehme (Lauf-)Arbeit ab und sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter mehr Tische bedienen kann und damit mehr Trinkgeld bekommt.

Allerdings können sie natürlich nicht in allen Situationen helfen: Beim Strassenverkauf hilft ein Serviceroboter natürlich nichts. Und auch im Café-Betrieb muss genau überprüft werden, ob die Räumlichkeiten für den Einsatz eines Roboters geeignet sind. So müssen ausrechend große und freie Laufwege vorhanden sein, der Laden eben und ohne Stufen, und die Tische müssen immer am gleichen Platz stehen. Außerdem sind die Roboter (noch) nicht für den Einsatz im Außenbereich gedacht.

In den richtigen Situationen können Serviceroboter also eine große Hilfe sein - in anderen Situationen dagegen sind sie völlig nutzlos.

Tipp 4: Mehr Effizienz durch “unsichtbare” Planung

Eine schlaue Planung der Einrichtung kann dabei helfen, effizienter zu arbeiten und auch mit weniger Personal gute Umsätze fahren zu können.

Im Thekenbereich hilft es enorm, wenn Laufwege effizient gestaltet sind, einfach weil man weniger laufen muss und jeden einzelnen Weg ein klein wenig effizienter und schneller absolviert - das mag unspektakulär klingen, summiert sich über den ganzen Tag oft erheblich.

Ist eine Theke gut geplant, kann sie in Zeiten mit weniger Gästeaufkommen außerdem auch von einer einzelnen Person betrieben werden, die bei wenig Betrieb sowohl Eistheke, Kaffee und Kuchen, als auch kalte Getränke verkauft. Vielleicht sind sogar die Sichtlinien im Eiscafé so geschickt gestaltet, dass der Eismacher in den ersten Vormittagsstunden direkt aus seinem Eislabor die Eisvitrine sehen kann und damit die vereinzelten Gäste am Morgen während der Eisproduktion einfach mit bedient, ohne dass zusätzliches Personal nötig wäre.

Gleichzeitig muss die Planung aber so gestaltet sein, dass in Stoßzeiten mehrere Personen gleichzeitig und effizient arbeiten können, ohne sich gegenseitig ständig im Weg zu stehen. Das ist nicht einfach, aber es geht. Mehr dazu findest du in unserem Blogartikel über die “unsichtbare Ladenplanung”.

Tipp 5: Produktionsgeschwindigkeit erhöhen

Stellt man sein Speiseeis selber her, gibt es eine weitere, simple Möglichkeit, mit weniger Personal arbeiten zu können: Indem man die Produktionskapazität und -geschwindigkeit durch eine größere, schnellere Eismaschine und Pasteurisierer erhöht und optimiert.

Kleines Rechenbeispiel: Eine Carpigiani-Eismaschine schafft pro Produktionsstunde 5 bis 6 Produktionszyklen (oder “Chargen”).

Eine kleinere Eismaschine wie die Carpigiani Labotronic 10 45 HE-IH produziert pro Zyklus 7,5 kg Speiseeis. Mit Luftaufschlag (“Overrun”) sind das ca. 10 L Eis oder zwei 5L-Eisschalen. Man kann also in 4 Stunden - oder mit Vorbereitung und Endreinigung rund 5 Stunden - ungefähr 20 Eissorten à zwei Schalen produzieren, das sind insgesamt 40 Schalen.

Eine große Eismaschine wie die Carpigiani Labotronic 25/110 HE-IH mit 16 kg Kapazität produziert pro Zyklus ca. 22,4 L Eis oder 4 Schalen - man schafft in der gleichen Zeit also das Doppelte, nämlich 80 Schalen.

Man braucht also entweder einen Eismacher weniger, oder hat, wenn man selbst produziert, 5 zusätzliche Stunden gewonnen, in denen man selbst  an der Theke mitarbeiten kann und in denen man gar kein Personal braucht.

Man wird übrigens nicht nur weniger abhängig vom Personal, sondern bei den gestiegenen Lohnkosten in Zeiten von € 12 Mindestlohn finanziert sich die Investition in eine größere Eismaschine und damit in eine wesentlich schnellere Produktion auch sehr schnell von selbst wieder.

Tipp 6: Selbstpasteurisierende Softeismaschinen

Aber auch an anderen Stellen kann man sich durch intelligente Investitionen in effiziente, zeitsparende Technik unabhängiger vom Personal machen.

Softeis ist nach wie vor ein sehr interessantes, attraktives und überaus margenstarkes Produkt, das sich vor allem im Mitnahmegeschäft an den richtigen Standorten blendend verkauft. Mehr dazu könnt ihr übrigens in unserem Blogbeitrag über Softeis hier lesen.

Es gibt eigentlich nur einen Nachteil bei Softeis: Die Reinigung einer Softeismaschine ist mit rund einer Stunde relativ zeitaufwändig, verlangt geschultes Personal, und muss bei handelsüblichen Softeismaschinen spätestens alle 72 Stunden durchgeführt werden - wenn sie denn über eine aktive Behälterkühlung verfügen. Viele Billigmodelle aus Fernost besitzen diese aktive Kühlung nicht, damit muss die Reinigung täglich erfolgen.

Wird die Reinigung von ungeschultem Personal nicht korrekt durchgeführt, besteht zudem die Gefahr, dass sich Keime und Bakterien verbreiten oder Dichtungen und Verschleißteile durch falsche oder nicht ausreichend Schmiermittel schnell verschleißen.

Auch dafür gibt es eine technische Lösung. Maschinen mit Selbstpasteurisierung wie z.B. die Carpigiani XVL 3 PSP, die Carpigiani 193 PSP oder die Carpigiani Colore 3 müssen dank der Pasteurisierungsfunktion, bei der der Softeismaschine und die ganze Maschine täglich abgekocht und damit alle Bakterien abgetötet werden, deutlich seltener zerlegt und gereinigt werden - hier liegt die rechtliche Vorgabe bei einer Komplettreinigung alle 42 Tage, wenn spätestens alle 72 Stunden eine Pasteurisierung durchgeführt wird.

Das spart massig Zeit, und gibt dir als Betreiber gleichzeitig die Sicherheit, dass die Maschine hygienisch immer einwandfrei ist. Auch das ist ein einfacher technischer Weg, sich weniger abhängig von Fachpersonal zu machen.

Tipp 7: Vorhandenes Personal binden

Unser letzter Tipp ist genauso offensichtlich wie der erste - aber trotzdem möchten wir ihn unbedingt erwähnen. Wenn du gutes Personal hast: Halte es!

Und nein, es muss nicht immer nur über “mehr Geld” sein - behandle deine Mitarbeiter gut und biete ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz.

In vielen Eisdielen war es lange Zeit die Regel, Mitarbeiter nur von März bis Oktober anzustellen und sie im Winter “Stempeln zu schicken”. Das ist vermutlich der sicherste Weg, wie du gute Mitarbeiter an den Wettbewerb verlierst, denn wer hat darauf schon Lust. Stelle deine guten Mitarbeiter das ganze Jahr an.

Ein attraktives Gesamtkonzept und eine schöne, ergonomische und moderne Einrichtung helfen dir ebenfalls, dein Stammpersonal zu halten. Wo würdest du lieber arbeiten: in einem Eiscafé, in dem man selbst und die Gäste sich wohlfühlen, in dem man entspannt arbeiten kann, in dem die Laufwege passen und in dem man mit modernem und funktionierendem Equipment arbeiten kann? Oder in einer in die Jahre gekommenen Bude, in der du ständig kreuz und quer läufst weil die Laufwege nicht stimmen, täglich dreimal den Cappuccino verschüttest weil du ständig links und rechts an deinen Kollegen vorbei musst, und du regelmäßig per Hand abwaschen musst, weil der Geschirrspüler die Hälfte des Jahres nicht funktioniert?

Außerdem kannst du deine Mitarbeiter mit regelmäßigen Schulungen motivieren - jeder Mitarbeiter freut sich über die Teilnahme an einem Baristakurs, einem Eisseminar oder anderen Weiterbildungsmöglichkeiten. Und als Nebeneffekt machst du deine Mitarbeiter mit solchen Schulungen nicht nur zufriedener, sondern auch kompetenter und effizienter.

Allgemeine Tipps und individuelle Lösungen

Du siehst also: Auch wenn wir keine grundsätzliche Lösung für den Personalmangel in Deutschland haben - es gibt trotzdem einige Wege, wie du in deiner Eisdiele besser mit dem Personalmangel umgehen kannst.

Und natürlich konnten wir hier auch nicht alle Möglichkeiten ansprechen - es gibt im individuellen Fall fast immer noch weitere Optimierungsansätze. Sprich uns also gerne an - wir werden auch für dich eine passende Lösung finden!